Zeker, het is verleidelijk om de agenda van de vorige vergadering te kopiëren en de datum aan te passen. Maar met een beetje aandacht en zorgvuldigheid voor de agenda kun je veel tijd besparen. Het kost je misschien 10 minuten extra, de tijdsbesparing is voor elke deelnemer echt de moeite waard. Ook zorg je dat de deelnemers gefocust blijven bij de vergadering

Een vergadering heeft meestal dezelfde opbouw:

• Opening: de voorzitter heet iedereen welkom.
• Je kunt tijd inlassen om iedereen gefocust te laten starten.
• Bespreking en goedkeuring notulen vorige keer. In sommige vergaderingen wordt dit overgeslagen.
• Is er iemand afwezig? Is er afgelopen dagen iets belangrijks gebeurd?
• De punten die besproken moeten worden. 
• Houdt het bij ongeveer 5 onderwerpen
• zet de punten In de juiste volgorde en met de juiste hoeveelheid tijd per onderwerp.  
• Rondvraag. Aan het eind wordt gevraagd of iemand nog iets toe te voegen heeft. Als het goed is, begint de vergadering hier niet opnieuw!
• Sluiting. Er wordt soms een datum gekozen voor een volgend overleg. 

👉🏿 Onze gezellige vergaderzalen al gezien??

1. Bepaal het doel van de vergadering

Bedenk goed waarom je samenkomt. Is het plan te gaan brainstormen, ga je besluiten nemen of is het puur elkaar informeren?
Wat wil je bereiken en hoe ga je dat doen? 

Beschrijf je doel in maximaal 2 regels bovenaan de agenda. Kun je dit niet beschrijven? Dan moet je de vergadering verplaatsen. Alleen maar bij elkaar zitten wordt als zonde van de tijd beschouwd, al kan het heel gezellig zijn.

2. Een vergadering met onbekenden

Als je een vergadering hebt met (een aantal) onbekenden, kun je een voorstelrondje houden. Las hier tijd voor in want niet iedereen is kort van stof. Of doe het zelf even kort.

3. Stuur de agenda ruim van te voren op

Zo geef je iedereen de tijd om nieuwe agendapunten aan te dragen. Op de dag zelf is het meestal al te laat, tenzij er noodzaak is. Andere deelnemers hebben zich niet voor kunnen bereiden en je moet ergens gaan bezuinigen op punten die wel vooraf bekend waren en waar misschien iemand zich heel intensief voor heeft voorbereid. 

4. Een maximaal aantal agendapunten

Urenlange vergaderingen zijn gewoon ineffectief. Vraag je dus per agendapunt af of het echt nodig is om het hier aan de vergadertafel of online over te hebben. Misschien kan het over de mail of in een kleiner overleg worden besproken.

Idealiter heb je per vergadering maximaal 3 tot 5 agendapunten, waarbij je de belangrijkste bovenaan plaatst.

5. Maximale vergadertijd per agendapunt

Schrijf naast elk agendapunt op hoe lang je het hier maximaal over wilt hebben. Als je sneller klaar bent is het natuurlijk niet erg. Doordat je dit van tevoren aangeeft weet iedereen dat er niet teveel uitgeweid kan worden. Eventueel kun je, wanneer een agendapunt onverwachts toch meer tijd vraagt, dit verder bespreken in kleiner verband.

Merk je dat je deelnemers wat ingedut raken? Lees daarvoor onze tips.

6. Onderwerpeigenaren

Bedenk en vermeld bij elk agendapunt wie hier de belangrijkste stakeholder is. Laat deze persoon het onderwerp voorbereiden. 

7. Doel van elk agendapunt

Vraag aan de onderwerpeigenaar om kort samen te vatten wat hij/zij met dit agendapunt zou willen bereiken en op welke manier. Dit kun je op de agenda zelf erbij zetten, dan weet weer iedereen wat er verwacht wordt.

8. Handige ai tools voor het maken van een agenda:

Er zijn tegenwoordig verschillende AI-tools die je kunnen helpen om snel een duidelijke en effectieve agenda voor je vergadering op te stellen. Hier zijn een paar tools die handig kunnen zijn:

1. Motion
   Motion gebruikt AI om automatisch vergaderingen, taken en deadlines in te plannen. Voor vergaderingen stelt Motion een geoptimaliseerde agenda voor op basis van de onderwerpen, prioriteiten en deadlines die je invoert. Dit helpt om focus te houden en voorkomt dat de vergadering onnodig lang duurt.
2. Notion AI
   Notion heeft een AI-functie die je helpt bij het structureren en organiseren van vergaderingen. Je kunt er bijvoorbeeld een vergaderagenda-sjabloon mee maken, en de AI stelt automatisch een opzet voor gebaseerd op de onderwerpen die je invoert. Notion is ideaal als je al veel andere werkprocessen in Notion beheert.
3. Fellow
   Fellow is speciaal ontwikkeld voor vergaderingen en teamoverleg. De AI-tool helpt je met het plannen van een agenda en herinnert deelnemers eraan om input te geven voorafgaand aan de meeting. Ook kan Fellow actiepunten volgen en notities organiseren, zodat je vergadering gericht blijft en niets verloren gaat.
4. Google Calendar AI Add-ons
   Google Calendar zelf heeft AI-functies en integraties waarmee je automatisch agenda’s kunt opstellen. Met add-ons zoals “CalendarHero” kun je ook slimme agenda’s opstellen en wordt er rekening gehouden met ieders beschikbaarheid. Dit kan heel handig zijn als je werkt met grotere teams die vaak moeite hebben met het vinden van een geschikt tijdstip.
5. Fireflies.ai
   Fireflies is een AI-assistent die niet alleen je vergaderingen kan transcriberen, maar ook helpt bij het opstellen van een agenda op basis van voorgaande gesprekken en notities. Zo krijg je een agenda die precies aansluit bij de voortgang van je projecten en kan de tool ook actiepunten bijhouden.
6. Hugo
   Hugo is een AI-tool die agenda’s en notities centraliseert voor teamvergaderingen. Je kunt hiermee een overzichtelijke agenda maken die automatisch gekoppeld is aan projecten en actiepunten. Ook handig: Hugo biedt integraties met Slack, Asana en andere tools die je mogelijk gebruikt.

Wil je meer tips en informatieve artikelen over vergaderen, flexwerken of ondernemen? Deze vind je op de blogs van onze locatie in Tilburg.

Doe er je voordeel mee!
Groet,

Helma Schellen, marketing Seats2Meet
en ja, connecten is gezellig